Офисный Шаолинь. 10 секретов ценного специалиста

n_551bf4aeed520[1]Здесь собраны 10 достойнейших для внедрения инструментов, реально помогающие в работе и жизни. Помимо биг-боссов и их амбициозных сотрудников статья также полезна фрилансерам. Итак, по порядку:

1) Любой проект или задание начинается с плана и продумывания цепочки действий, а также предполагаемых результатов. Еще лучше предусмотреть запасные планы В и С. Все это с легкостью организуют карты памяти, например https://www.mindmeister.com/. Помимо этого сервис позволяет делиться ментальными картами, что удобно при совместной работе над одним заданием.

2) Составить план задач и встреч назавтра лучше за 2-3 минуты в конце рабочего дня, а не в режиме аврального утра. Подготовить to-do список помогают многочисленные онлайн-органайзеры к примеру, https://trello.com. Он всегда напомнит что делать и с чего начать. С его помощью можно легко переносить задачи из списка «Сделать» в список «В процессе», а далее в заветное «Готово». Помимо этого вы ловко делегируете задания между сотрудниками и всегда видите статус их выполнения.

b_55e9339b06b27[1]

3. Biotrack. Опозданиям отчасти способствует сама возможность прийти позже, потому что начальство не заметит и в журнале не отметит. В 2015 г. все чаще компании среднего и крупного бизнеса начинают доверять системам учета рабочего времени, автоматически фиксирующим приход и уход сотрудников. Помимо повышения дисциплины новшество еще сэкономит время бухгалтерии и отделу кадров на составлении отчетов.

b_55e933e90736a[1]

Сейчас на рынке появляются доступные по цене решения, не требующие покупки дорогостоящего оборудования. Можно просто закачать приложение Timepad на планшет или смартфон!

4. Секретные материалы Word и Excel. Мы пользуемся этими программами ежедневно, но даже не догадываемся о многих их полезных возможностях. Ознакомиться с новыми приемами занимает всего 10 минут, зато вам станет проще и быстрее работать с документами.

5. Если по роду деятельности вы составляете отчеты в виде таблиц и диаграмм, а также рисуете скетчи, то сервисhttps://www.draw.io/ помогает легко визуализировать данные. Программа имеет широкий набор шаблонов диаграмм, геометрических форм и других инструментов, а также позволяет окрасить их в нужный вам цвет. Благодаря многочисленным роликам в youtube вы быстро освоитесь с его возможностями.

b_55e9368ca90a6[1]

6. Работа с небольшими остановками на отдых помогает сосредоточиться на одном задании и быстрее его закончить. Приложение для смартфонов Pomodoro делит время на рабочие сессии по 25 минут и 5-минутные перерывы, во время которых можно ответить на пропущенный звонок. После 4-ой рабочей сессии рекомендуется делать уже 15-минутный перерыв.

b_55e936c411893[1]

Если раньше на перевод статьи с английского на русский объемом 2 страницы А4 у меня уходило 4 часа, то с помощью Pomodoro я стала укладываться в 3. За месяц набирается 31 час сэкономленного времени или одни сутки и 7 часов. Подсчитайте, сколько набегает за год.

7. На днях в сети появилась новость, что в Китае стали специально нанимать на работу красивых девушек для «повышения эффективности труда своих программистов». Нет, не подумайте, что теми же способами, как в фильме «Волк с Уолл-стрит» — в Поднебесной все в рамках приличия. Метод конечно новаторский и оригинальный. Будем следить за результатами эксперимента.

8. Желание зайти в соцсеть на 1 минуточку и узнать, сколько лайков набрал новый статус и что нового в ленте часто растягивается на 10-15 минут. А если это происходит ежечасно, то из восьмичасового дня на подобные партизанские вылазки уходит 15-20% рабочего времени.А потом вы остаетесь по вечерам, чтобы дописать письмо клиенту и подготовить отчет шефу на утро.Знакомо? Дисциплинировать себя поможет программа Self-control, которая будет блокировать доступ к определенным сайтам и в определенное время.

9. Bitrix 24самая популярная CRM(система управления взаимоотношениями с клиентами) в России. «Во-первых, единая система постановки задач ощутимо сократила время выполнения работ по каждому проекту и облегчила отслеживание результатов. Стало сразу видно, кто, за какую работу и на каком объекте отвечает, есть ли у него еще время и нужно ли вмешиваться в процесс сверху. Во-вторых, мы перестали тратить столько сил и времени как раньше на обсуждение срочных вопросов. И, наконец, мы больше не теряем «концы» длинных проектов — поднять по ним всю документацию, чертежи и эскизы можно, просто заглянув в комментарии к соответствующему проекту в «Битрикс24». Нужна документация по всем проектам — она доступна каждому в облачном хранилище»,— говорит Борис Флек Директор «РостИнжиниринг». Проект с участием до 12 человек в системе можно вести бесплатно, как говорится «мелочь, а приятно»

10. MyScript Calculator позволяет быстро совершать расчеты на мобильных устройствах. Вы можете написать формулу на экране пальцем или специальным стилусом. Приложение распознает почерк и заменяет написанное на знаки. Получается в результате быстрее, чем при пользовании обычным калькулятором, предустановленным на смартфоне.

b_55e9374fb5eba[1]

Начните внедрять эти инструменты по порядку: хорошо освоив работу одного сервиса, переходите к следующему. Так за 1-2 месяца вы сможете лучше организовать свой рабочий процесс и станете быстрее справляться с заданиями. А там глядишь, и заслуженную прибавку можно будет попросить у шефа!

«Качество жизни идет рука об руку со стремлением к совершенству» Том Ланри.

Источник: spark.ru

Добавить комментарий